Las facturas de proveedor representan los documentos tributarios que recibes de tus proveedores por bienes o servicios adquiridos. Clobi permite registrarlas de cinco formas distintas, identificadas por su origen (source):
- Manual (
manual): ingresada a mano desde el formulario. - Importación XML (
xml_import): cargada desde el XML del DTE enviado por el proveedor. - RCV SII (
rcv): traída automáticamente desde el Registro de Compras y Ventas. - Invoice internacional (
intl_invoice): factura en USD/EUR de un proveedor extranjero, parseada con IA desde un PDF que llega al correo del tenant. - Boleta de honorarios (BHE) (
honorarios): boleta emitida por una persona natural.
Acceder al listado de facturas
- En la barra lateral, haz clic en Compras.
- Selecciona Facturas de proveedor.
- Se desplegará la tabla con todas las facturas registradas, ordenadas por fecha de emisión descendente (más recientes arriba).
Las columnas con flechita en el encabezado son ordenables: hacé clic sobre el título de la columna para alternar entre ascendente y descendente. La fecha de emisión y la fecha de vencimiento se muestran en una sola línea con formato compacto, y el nombre del proveedor se trunca con tooltip si es muy largo.
Estados de una factura
Cada factura de proveedor pasa por un flujo de estados que refleja su ciclo de vida:
| Estado | Descripción |
|---|---|
| RCV Pendiente | La factura fue descargada del RCV pero aun no ha sido revisada ni vinculada. |
| Registrada | La factura fue ingresada manualmente o importada desde XML. |
| Aprobada | La factura fue revisada y aprobada para pago. |
| Pagada | El pago asociado a la factura fue registrado. |
| Cancelada | La factura fue anulada o rechazada internamente. |
| RCV Reclamada | La factura fue reclamada ante el SII a traves del RCV. |
Registro manual de una factura
- Haz clic en el botón Nueva factura en la esquina superior derecha.
- Completa los campos del formulario:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Proveedor | Selecciona de la lista o busca por nombre/RUT. |
| Número de factura | Número del documento emitido por el proveedor. |
| Tipo de documento | Factura (33), Factura exenta (34), Nota de credito (61), etc. |
| Fecha de emisión | Fecha en que el proveedor emitio el documento. |
| Monto neto | Valor neto antes de impuestos. |
| IVA | Impuesto calculado automáticamente según la tasa configurada. |
| Monto total | Suma del neto más IVA. Se calcula automáticamente. |
- Haz clic en Guardar. La factura quedara en estado Registrada.
Importar factura desde XML
Si recibes el XML del DTE por correo electrónico o lo descargas del portal del proveedor, puedes importarlo directamente:
- En el listado de facturas, haz clic en Importar XML.
- Selecciona el archivo XML desde tu equipo.
- El sistema leera automáticamente todos los datos del documento: proveedor, montos, fecha, folio y tipo.
- Revisa que la informacion sea correcta.
- Haz clic en Guardar para confirmar la importación.
Si el proveedor no existe en tu base de datos, el sistema lo creará automáticamente con los datos contenidos en el XML (razón social, RUT, giro).
Importación automática desde RCV
La tercera forma de recibir facturas es a traves de la sincronizacion diaria con el SII. El sistema descarga automáticamente el Registro de Compras y Ventas cada día (ver COM-06) y crea registros de facturas con estado RCV Pendiente.
Estas facturas requieren revisión:
- Filtra el listado por estado RCV Pendiente.
- Abre cada factura y verifica que los datos sean correctos.
- Si el proveedor ya existe, el sistema lo vincula automáticamente por RUT.
- Aprueba la factura para que avance en el flujo.
Invoices internacionales (proveedores extranjeros)
Si tu empresa usa servicios SaaS o adquiere licencias de proveedores extranjeros (ej. Freshworks, Slack, AWS), esas facturas llegan en USD sin ser DTE del SII. Clobi tiene un flujo dedicado para contabilizarlas automáticamente.
Como funciona:
- Al activar el modulo en tu tenant, Clobi genera una casilla de correo única del tipo
<tenant>-expense@expense.clobi.io. - Configuras a tus proveedores internacionales para que envien sus facturas PDF a esa direccion.
- Cuando llega un correo, Clobi extrae el texto del PDF y usa inteligencia artificial para estructurar los metadatos (proveedor, monto, moneda, fecha, descripción).
- La factura aparece en Contabilidad > Invoices Internacionales para revisión.
- Asignas el proveedor correspondiente (creandolo si no existe) y seleccionas las cuentas contables de gasto y por pagar.
- Haces clic en Contabilizar. En una transacción atómica, Clobi:
- Crea un comprobante contable en borrador (DEBE cuenta de gasto / HABER cuenta por pagar) con el monto convertido a CLP usando la tasa del día.
- Registra una factura de proveedor con
source = intl_invoice(sin tipo de DTE del SII, ya que es extranjera). - Adjunta el PDF original al comprobante.
- La factura aparece automáticamente en Cuentas por Pagar (
/payables/aging,/payables/schedule,/payables/cash-flow) como deuda activa.
Boletas de honorarios electrónicas (BHE)
Las BHE que emiten personas naturales (contadores, abogados, diseñadores freelance) a tu empresa se gestionan en el modulo de Nomina > Honorarios (BHE). Desde allí:
- Registras la BHE con el RUT del emisor, folio, fecha, monto bruto y retencion de impuesto a la renta.
- Al aprobarla, se genera automáticamente el comprobante contable (debe honorarios, debe retencion, haber acreedor) y el registro queda disponible para el pago con la retencion calculada.
Las BHE aprobadas:
- Aparecen en Cuentas por Pagar como deuda con el emisor.
- Entran en el libro de compras y retenciones que se reporta al SII.
- Se descargan desde el portal del SII (F29) ya calculadas.
Ver artículo dedicado en Nomina > Honorarios para el flujo completo.
Aprobar una factura
- Abre la factura que deseas aprobar.
- Verifica que los datos estén completos y correctos.
- Selecciona la cuenta de gasto (cuenta contable imputable) que se usará en el DEBE del comprobante. Si la dejas en blanco, el sistema usa la cuenta por defecto del proveedor o el default contable global.
- Haz clic en Aprobar.
- La factura pasará a estado Aprobada y estará lista para pago.
Una factura aprobada:
- Puede recibir un pago asociado (ver COM-04).
- Genera automáticamente un comprobante contable en estado borrador con DEBE en la cuenta de gasto seleccionada, DEBE en IVA crédito fiscal y HABER en la cuenta de proveedores. El comprobante queda en borrador para que el contador lo revise antes de cuadrarlo (ver CON-03).
- Aparece en los reportes de cuentas por pagar.
Vincular factura a una orden de compra
Si la factura corresponde a una orden de compra previamente emitida hay dos caminos:
- Conversión directa desde la OC (recomendado): desde el detalle de la OC aprobada, hacé clic en Convertir a factura de proveedor. Esto crea una factura vinculada con las líneas copiadas (ver COM-03).
- Vinculación manual: en una factura existente, en el campo Orden de compra busca y selecciona la OC correspondiente, y guarda los cambios.
Esta vinculación permite hacer seguimiento del ciclo completo: orden, recepción y factura.
Filtros disponibles
La barra de filtros permite acotar el listado por:
- Estado: Todos, RCV Pendiente, Registrada, Aprobada, Pagada, Cancelada, RCV Reclamada.
- Proveedor: Búsqueda por nombre o RUT.
- Fecha: Rango de fechas de emisión.
- Origen: Manual, XML Import, RCV, Invoice Internacional, Boleta de Honorarios.
Integración contable
Al aprobar una factura, el sistema puede generar automáticamente un comprobante contable de tipo compra con las siguientes líneas:
- Debe: Cuenta de compras (gasto) por el monto neto.
- Debe: Cuenta de IVA credito fiscal por el monto del impuesto.
- Haber: Cuenta de proveedores (pasivo) por el monto total.
Para que esto funcione, las cuentas por defecto deben estar configuradas en Contabilidad > Configuración (ver CON-10).
Ajustes vía Notas de Crédito y Notas de Débito
Las facturas aprobadas no se editan ni se eliminan: se ajustan mediante Notas de Crédito (NC, tipo 61) y Notas de Débito (ND, tipo 56) del proveedor. Cuando llega una NC/ND con referencia a una factura existente, Clobi guarda esa referencia en el campo referencias de la NC/ND (estructura JSON con tipo_doc, folio_ref, fecha_ref, cod_ref, razon_ref) y recalcula automáticamente:
- Saldo pendiente de la factura ajustada: total + ND − pagos − NC.
- Estado de ajuste: normal, ajustada, anulada, anulada después del pago.
Si llega una NC/ND cuya referencia no matchea ninguna factura registrada, el sistema la marca como huérfana para que la revises manualmente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo editar una factura ya aprobada? No. Una vez aprobada, la factura no puede modificarse. Si necesitas corregir un error, debes cancelarla y crear una nueva.
Que pasa si el XML tiene un formato invalido? El sistema validara el XML antes de importarlo. Si el archivo no cumple con el esquema DTE del SII, recibiras un mensaje de error indicando el problema.
Puedo eliminar una factura? Las facturas no se eliminan; se cancelan. Esto permite mantener la trazabilidad completa de los documentos recibidos.
¿Como recibo automáticamente facturas de proveedores extranjeros?
Activa el modulo de Invoices Internacionales y pide a tu administrador de Clobi la casilla de correo dedicada de tu tenant (formato <tenant>-expense@expense.clobi.io). Reenvia o configura a tus proveedores para que envien ahí. Clobi parsea el PDF con inteligencia artificial (costo aproximado: USD 0.002 por factura).
¿Donde veo las boletas de honorarios que me emitieron? En Nomina > Honorarios (BHE). Aunque contablemente son deuda con un proveedor (persona natural), el modulo separado permite manejar la retencion de impuesto a la renta y la declaracion en el F29.
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