El módulo de pagos a proveedores permite registrar los desembolsos realizados para saldar las facturas de compra. Cada pago se vincula a una o más facturas, actualiza automáticamente el estado de las mismas y puede generar un comprobante contable de respaldo.
Acceder al listado de pagos
- En la barra lateral, haz clic en Compras.
- Selecciona Pagos a proveedores.
- Se desplegará la tabla con todos los pagos registrados.
Registrar un pago
- Haz clic en el botón Nuevo pago en la esquina superior derecha.
- Completa los campos del formulario:
| Campo | Descripción | Obligatorio |
|---|---|---|
| Proveedor | Selecciona el proveedor al que se le realiza el pago. | Si |
| Monto | Valor total del pago. | Si |
| Fecha | Fecha en que se realizo el pago. Por defecto, la fecha actual. | Si |
| Método de pago | Transferencia, cheque, efectivo u otro. | Si |
| Cuenta bancaria | Cuenta contable desde la que se realiza el desembolso. | No |
| Número de referencia | Número de transferencia, cheque o comprobante bancario. | No |
| Observaciones | Notas adicionales sobre el pago. | No |
- Selecciona las facturas que se están pagando en la seccion Asignación a facturas.
- Haz clic en Guardar.
Asignación a facturas
La seccion de asignación muestra todas las facturas aprobadas del proveedor seleccionado que tienen saldo pendiente:
- Al elegir el proveedor, se despliegan las facturas disponibles con su monto pendiente.
- Marca las facturas que deseas cubrir con este pago.
- Para cada factura seleccionada, puedes ajustar el monto asignado (pago parcial o total).
- El sistema verifica que la suma de las asignaciones no supere el monto total del pago.
Métodos de pago
Los métodos de pago disponibles son:
| Método | Descripción |
|---|---|
| Transferencia | Transferencia bancaria electrónica. Registra el número de operacion como referencia. |
| Cheque | Pago con cheque. Registra el número del cheque como referencia. |
| Efectivo | Pago en efectivo. |
| Otro | Cualquier otro medio de pago (vale vista, tarjeta, etc.). |
Comprobante contable automático
Al confirmar un pago, el sistema genera automáticamente un comprobante contable con las siguientes líneas:
- Debe: Cuenta de proveedores (pasivo) por el monto pagado — reduce la obligacion.
- Haber: Cuenta bancaria o de caja por el monto desembolsado.
Para que la generación automática funcione, las cuentas por defecto deben estar configuradas en Contabilidad > Configuración (ver CON-10).
Efecto sobre el estado de la factura
Cuando un pago cubre la totalidad del saldo pendiente de una factura, esta cambia automáticamente su estado a Pagada. Si el pago es parcial, la factura permanece en estado Aprobada hasta que se registren pagos adicionales que cubran el saldo total.
Cuenta bancaria
El campo de cuenta bancaria permite seleccionar desde cual cuenta contable de tipo banco o caja se realiza el desembolso. Esto es importante porque:
- Afecta directamente el comprobante contable generado.
- Permite llevar control de saldos por cuenta bancaria.
- Facilita la conciliación bancaria posterior (ver CON-05).
Si no tienes cuentas bancarias configuradas en tu plan de cuentas, consulta Plan de cuentas.
Filtros disponibles
El listado de pagos puede filtrarse por:
- Proveedor: Búsqueda por nombre o RUT.
- Fecha: Rango de fechas de pago.
- Método de pago: Transferencia, cheque, efectivo, otro.
Preguntas frecuentes
¿Puedo anular un pago ya registrado? Los pagos registrados no pueden eliminarse para mantener la trazabilidad contable. Si cometiste un error, consulta con el administrador para evaluar la forma correcta de revertirlo (generalmente mediante un comprobante contable de ajuste).
¿Puedo registrar un pago sin vincularlo a una factura? Si. Puedes registrar pagos sin asignación a facturas, aunque es recomendable vincularlos siempre para mantener actualizado el saldo de cuentas por pagar.
¿El pago se refleja automáticamente en el Libro Mayor? Si, a traves del comprobante contable que se genera automáticamente al registrar el pago.
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