Clobi permite gestionar de forma granular quién accede a tu empresa y qué acciones puede realizar. Cada usuario tiene uno o más roles asignados que definen sus permisos dentro de los distintos módulos de la plataforma. En esta guía aprenderás a invitar usuarios, configurar roles y entender el sistema de permisos.
Dónde se gestionan
Navega a Usuarios desde la barra lateral. Ahí encontrarás dos secciones:
- Usuarios — Lista de todas las personas con acceso a tu empresa.
- Roles — Definición de roles y sus permisos.
Invitar un nuevo usuario
Paso a paso
- En la sección Usuarios, haz clic en Invitar usuario.
- Ingresa el correo electrónico de la persona que deseas invitar.
- Selecciona uno o más roles para el usuario.
- Haz clic en Enviar invitación.
El usuario recibirá un correo electrónico con un enlace para aceptar la invitación y crear su contraseña.
Estados de un usuario
Cada usuario en tu empresa puede tener uno de los siguientes estados:
- Pendiente — La invitación fue enviada pero aún no ha sido aceptada.
- Aceptado — El usuario aceptó la invitación y puede acceder a la empresa.
- Revocado — El acceso del usuario fue revocado por un administrador.
Roles del sistema y roles personalizados
Clobi distingue dos categorías de roles:
- Roles del sistema — Vienen predefinidos en la plataforma (Administrador, Contador, Vendedor, etc.) y sirven como punto de partida. Su definición se sincroniza automáticamente en cada actualización de Clobi para incorporar permisos sobre nuevos módulos.
- Roles personalizados — Los creas tú con la combinación de permisos que tu empresa necesite. Nunca son modificados por las actualizaciones de Clobi.
Roles disponibles
Clobi incluye los siguientes tipos de rol predefinidos, cada uno con permisos por defecto que puedes personalizar:
| Rol | Descripción |
|---|---|
| Administrador | Acceso completo a todos los módulos y configuración. Puede gestionar usuarios, roles y parámetros de la empresa. |
| Contador | Acceso a contabilidad, reportes, compras y configuración contable. Puede crear y aprobar comprobantes. |
| Vendedor | Acceso a ventas (clientes, productos, pedidos, documentos). Puede ver solo sus propios registros si se configura con view_own. |
| Cobrador | Acceso a cobranza y pagos de clientes. Puede registrar pagos y gestionar cuentas por cobrar. |
| Comprador | Acceso a compras (proveedores, facturas de compra, órdenes de compra, pagos a proveedores). |
| Tesorero | Acceso a tesorería (factoring, operaciones, pagos de factoring) y conciliación bancaria. |
| Gerente | Acceso de lectura a todos los módulos, dashboard gerencial y reportes. Visión global sin permisos de edición por defecto. |
Sistema de permisos
Los permisos en Clobi se organizan por módulo y acción. Cada módulo tiene las siguientes acciones posibles:
- view — Ver todos los registros del módulo.
- view_own — Ver solo los registros propios (por ejemplo, los pedidos que creó el usuario).
- create — Crear nuevos registros.
- edit — Modificar registros existentes.
- delete — Eliminar registros.
- approve — Aprobar registros (pedidos, comprobantes, etc.).
Módulos con permisos independientes
Los permisos se configuran a nivel de sub-módulo. Por ejemplo, dentro de Ventas puedes asignar permisos diferentes para:
sales.customers— Clientessales.products— Productossales.documents— Documentos de ventasales.orders— Pedidos de ventasales.payments— Pagos de clientes
Lo mismo aplica para Compras, Contabilidad, Tesorería y los demás módulos.
Ejemplo: rol vendedor con permisos limitados
Un vendedor típico podría tener:
- Clientes: ver todos, crear, editar.
- Productos: solo ver.
- Pedidos: ver solo los propios, crear, editar.
- Documentos: ver solo los propios.
Elegible para comisiones
Algunos roles tienen la opción Elegible para comisiones. Cuando está activada, los usuarios con ese rol aparecen como vendedores asignables en los pedidos de venta.
Esto es independiente de los permisos: un usuario puede tener permisos de venta sin ser elegible para comisiones, y viceversa.
Cambio de contraseña
Cada usuario puede cambiar su contraseña desde su perfil personal:
- Haz clic en tu avatar (esquina superior derecha).
- Selecciona Cambiar contraseña.
- Ingresa tu contraseña actual y la nueva contraseña.
Por seguridad, la nueva contraseña no puede ser igual a las últimas 3 contraseñas utilizadas.
Preguntas frecuentes
¿Un usuario puede pertenecer a más de una empresa? Sí. Un mismo correo electrónico puede tener acceso a múltiples empresas en Clobi, cada una con roles independientes.
¿Qué pasa si revoco el acceso de un usuario? El usuario ya no podrá ingresar a la empresa. Sus registros (documentos, pedidos, etc.) se mantienen intactos.
¿Puedo crear roles personalizados? Sí. Puedes crear nuevos roles con la combinación exacta de permisos que necesites, además de los roles predefinidos. Los roles personalizados nunca son modificados por las actualizaciones automáticas de Clobi.
¿Qué pasa con mis customizaciones si Clobi se actualiza? La sincronización de roles del sistema solo agrega permisos nuevos sobre módulos recién incorporados. Nunca pisa los cambios que hayas hecho a los permisos existentes.